Polityka prywatności
Wersja datenschutz@2026-11-11.1 · obowiązuje od 11 lis 2026
Wzór — przed publikacją tekst musi zostać sprawdzony przez prawnika. Oznaczone pola uzupełnia operator.
Spis treści
- 1. Administrator danych
- 2. Czego dotyczy ta informacja
- 3. Jakie dane przetwarzamy i w jakim celu
- 4. Pliki cookie — tylko niezbędne, bez śledzenia
- 5. Hosting, poczta e-mail i inni dostawcy usług
- 6. Przekazywanie danych poza UE
- 7. Jak długo przechowujemy dane
- 8. Przysługujące Państwu prawa
- 9. Obowiązek podania danych i zautomatyzowane decyzje
- 10. Zmiany
1. Administrator danych
- Firma
- [Do uzupełnienia: Nazwa firmy z formą prawną]
- Reprezentowana przez
- [Do uzupełnienia: Reprezentowana przez]
- Adres
- [Do uzupełnienia: Ulica i numer], [Do uzupełnienia: Kod pocztowy i miejscowość], [Do uzupełnienia: Kraj]
- [Do uzupełnienia: Adres e-mail do spraw prawnych]
- Telefon
- [Do uzupełnienia: Telefon]
Kontakt w sprawach ochrony danych: [Do uzupełnienia: Kontakt w sprawach ochrony danych]
2. Czego dotyczy ta informacja
Nexa AI to platforma dla firm: handlowcy prowadzą w niej zamówienia, produkty, wysyłki i faktury, a dostawcy — swój asortyment i realizację zamówień. Niniejsza informacja opisuje dane, za które sami odpowiadamy: Państwa konto użytkownika, korzystanie z portali, wnioski o dostęp oraz kontakt z nami.
Dane, które firma przetwarza na swoim koncie (np. zamówienia i adresy dostaw swoich klientów), przetwarzamy w jej imieniu. Obowiązuje wówczas umowa powierzenia przetwarzania danych z daną firmą; administratorem jest ta firma.
3. Jakie dane przetwarzamy i w jakim celu
| Cel | Dane | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Złożenie i weryfikacja wniosku o dostęp | Firma, osoba kontaktowa, e-mail, telefon, dane o firmie, wybrany pakiet | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) |
| Konto użytkownika i logowanie | Imię i nazwisko, e-mail, hasło (przechowywane wyłącznie jako bezpieczny skrót), rola, firma, czas logowania | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa) |
| Ochrona przed nadużyciami i diagnostyka błędów | Adres IP, czas, wywołana strona, identyfikator przeglądarki (logi serwera) | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (bezpieczne działanie) |
| Potwierdzenie akceptacji regulaminu i umowy powierzenia | Użytkownik, firma, dokument i wersja, czas, adres IP wyłącznie w postaci skrótu | Art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO (umowa, obowiązek wykazania) |
| Wiadomości systemowe (zaproszenia, powiadomienia) | Imię i nazwisko, e-mail, treść wiadomości | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Pomoc naszego wsparcia technicznego | Wyłącznie po zgodzie Państwa firmy, przez ograniczony czas; każda czynność jest rejestrowana | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Historia zmian na koncie | Kto, kiedy i co zmienił (użytkownik, czas, zmiana) | Art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO (rozliczalność) |
4. Pliki cookie — tylko niezbędne, bez śledzenia
Nie używamy plików cookie analitycznych, marketingowych ani reklamowych, nie korzystamy z zewnętrznych narzędzi do pomiaru ruchu i nie tworzymy profili użytkowników. Ustawiamy wyłącznie pliki cookie niezbędne do działania portali (§ 25 ust. 2 pkt 2 niemieckiej ustawy TDDDG); zgoda nie jest do tego wymagana.
| Plik cookie | Cel | Czas przechowywania |
|---|---|---|
| nexa_merchant_session / nexa_supplier_session / nexa_admin_session | Utrzymuje zalogowanie w danym portalu (losowy klucz, na serwerze przechowywany wyłącznie jako skrót) | do wylogowania, maksymalnie 12 godzin |
| nexa_view | Zapamiętuje wygląd (jasny/ciemny, tło) | do zamknięcia przeglądarki |
5. Hosting, poczta e-mail i inni dostawcy usług
Platforma działa na własnych serwerach w Niemczech. Poniżsi dostawcy przetwarzają dane w naszym imieniu; z każdym z nich zawarliśmy umowę zgodnie z art. 28 RODO:
| Dostawca | Usługa | Dane | Miejsce przetwarzania | Zabezpieczenie | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Niemcy | Serwer dedykowany (centrum danych, zasilanie, sieć) dla aplikacji i bazy danych | Wszystkie dane platformy (konta, dane podstawowe, zamówienia, pliki, logi) | Niemcy, park centrów danych Falkenstein (FSN1) | Umowa powierzenia zgodnie z art. 28 RODO; przetwarzanie wyłącznie w UE | od uruchomienia |
| Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Niemcy | Object Storage dla przesłanych plików (dokumenty, zdjęcia, pliki) | Zawartość plików przesłanych przez użytkowników lub utworzonych przez platformę | Niemcy, Falkenstein (FSN1) | Ta sama umowa powierzenia z Hetzner (art. 28 RODO); przetwarzanie wyłącznie w UE | od uruchomienia |
| Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Niemcy | Storage Box na zaszyfrowane kopie zapasowe | Kopie bazy danych i plików — szyfrowane przed wysłaniem | Centrum danych Hetzner w UE (lokalizacja zgodnie z zamówieniem, oddzielnie od serwera) | Ta sama umowa powierzenia z Hetzner (art. 28 RODO); przetwarzanie wyłącznie w UE | od uruchomienia |
| Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaka, Cypr | Domeny i DNS (nexa-markt.de/.com/.eu), skrzynki e-mail oraz wysyłka wiadomości systemowych (SMTP) | Adresy e-mail, nazwiska i treść wiadomości (np. zaproszenia, powiadomienia, zapytania) | UE (siedziba Cypr); niektóre podmioty przetwarzające Hostinger w USA | Data Processing Addendum zgodnie z art. 28 RODO (część warunków korzystania z usług Hostinger); Hostinger korzysta z własnych podmiotów przetwarzających, także w USA (np. doręczanie poczty i ochrona antyspamowa) — przekazywanie na podstawie standardowych klauzul umownych UE | w użyciu |
Do rozwoju oprogramowania korzystamy dodatkowo z serwisu GitHub (GitHub, Inc., USA) — do przechowywania kodu źródłowego i automatycznych testów. Nie znajdują się tam dane klientów platformy.
Jeżeli podłączymy kolejne usługi (np. odrębny serwis wysyłki e-mail lub usługi AI), wcześniej uzupełnimy tę informację oraz listę podmiotów przetwarzających.
6. Przekazywanie danych poza UE
Serwery, baza danych, pliki i kopie zapasowe platformy znajdują się wyłącznie w Unii Europejskiej. Przy wysyłce e-maili przez Hostinger mogą uczestniczyć podmioty przetwarzające Hostinger w USA (np. doręczanie i ochrona antyspamowa); obowiązują wówczas standardowe klauzule umowne UE. Kod źródłowy znajduje się w serwisie GitHub w USA (zob. wyżej), bez danych klientów.
7. Jak długo przechowujemy dane
- Dane konta i umowy: przez czas trwania umowy; następnie — jeśli obowiązują ustawowe okresy przechowywania (np. prawo handlowe i podatkowe, do dziesięciu lat) — blokowane do upływu tego okresu.
- Odrzucone lub wycofane wnioski o dostęp: [Do uzupełnienia: Okres przechowywania odrzuconych wniosków].
- Logi serwera: [Do uzupełnienia: Okres przechowywania logów serwera].
- Kopie zapasowe: szyfrowane; kopie dzienne są nadpisywane rotacyjnie, starsze kopie miesięczne usuwane najpóźniej po sześciu miesiącach.
- Potwierdzenia akceptacji: przez czas trwania umowy oraz okres przedawnienia roszczeń.
8. Przysługujące Państwu prawa
Mają Państwo prawo dostępu do danych (art. 15 RODO), ich sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18), przenoszenia danych (art. 20) oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21). Prosimy o kontakt pod adresem [Do uzupełnienia: Adres e-mail do spraw prawnych].
Mogą Państwo również złożyć skargę do organu nadzorczego (art. 77 RODO), np. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce lub do organu właściwego dla nas: [Do uzupełnienia: Właściwy organ nadzorczy].
9. Obowiązek podania danych i zautomatyzowane decyzje
Bez imienia, nazwiska i adresu e-mail nie możemy założyć konta. Nie podejmujemy zautomatyzowanych decyzji w rozumieniu art. 22 RODO. Propozycje funkcji asystujących są przyjmowane zawsze dopiero po Państwa zatwierdzeniu.
10. Zmiany
Aktualizujemy tę informację, gdy zmienia się platforma lub przepisy. Obowiązującą wersję wraz z datą znajdą Państwo zawsze na tej stronie.