Datenschutzerklärung
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Vorlage — dieser Text muss vor der Veröffentlichung von einer Rechtsanwältin oder einem Rechtsanwalt geprüft werden. Markierte Platzhalter füllt der Betreiber aus.
Inhalt
- 1. Verantwortlicher
- 2. Worum es geht
- 3. Welche Daten wir verarbeiten und warum
- 4. Cookies — nur technisch notwendig, kein Tracking
- 5. Hosting, E-Mail und weitere Dienstleister
- 6. Übermittlung in Drittländer
- 7. Wie lange wir Daten speichern
- 8. Ihre Rechte
- 9. Pflicht zur Angabe und automatisierte Entscheidungen
- 10. Änderungen
1. Verantwortlicher
- Unternehmen
- [Platzhalter: Firmenname mit Rechtsform]
- Vertreten durch
- [Platzhalter: Vertreten durch]
- Anschrift
- [Platzhalter: Straße und Hausnummer], [Platzhalter: PLZ und Ort], [Platzhalter: Land]
- [Platzhalter: E-Mail für rechtliche Anfragen]
- Telefon
- [Platzhalter: Telefon]
Ansprechpartner für Datenschutz: [Platzhalter: Ansprechpartner Datenschutz]
2. Worum es geht
Nexa AI ist eine Plattform für Unternehmen: Händler verwalten Aufträge, Produkte, Versand und Rechnungen; Lieferanten pflegen ihr Sortiment und wickeln Bestellungen ab. Diese Erklärung beschreibt die Daten, für die wir selbst verantwortlich sind — Ihr Benutzerkonto, die Nutzung der Portale, Zugangsanträge und Kontakt mit uns.
Daten, die ein Unternehmen in seinem Konto verarbeitet (zum Beispiel Bestellungen und Lieferanschriften seiner Kunden), verarbeiten wir in dessen Auftrag. Dafür gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem jeweiligen Unternehmen; verantwortlich ist dort das Unternehmen.
3. Welche Daten wir verarbeiten und warum
| Zweck | Daten | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Zugang beantragen und prüfen | Unternehmen, Ansprechperson, E-Mail, Telefon, Angaben zum Unternehmen, gewählter Tarif | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) |
| Benutzerkonto und Anmeldung | Name, E-Mail, Passwort (nur als sicherer Hash gespeichert), Rolle, Unternehmen, Zeitpunkt der Anmeldungen | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) |
| Schutz vor Missbrauch und Fehlersuche | IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browserkennung (Server-Protokolle) | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Betrieb) |
| Nachweis der Zustimmung zu AGB und AVV | Benutzer, Unternehmen, Dokument und Version, Zeitpunkt, IP-Adresse nur als Hash-Wert | Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO (Vertrag, Nachweispflicht) |
| System-E-Mails (Einladungen, Benachrichtigungen) | Name, E-Mail, Inhalt der Nachricht | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Unterstützung durch unseren Support | Nur nach Freigabe durch Ihr Unternehmen, zeitlich begrenzt; jede Handlung wird protokolliert | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Änderungsprotokoll im Konto | Wer hat wann was geändert (Benutzer, Zeitpunkt, Änderung) | Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Nachvollziehbarkeit) |
4. Cookies — nur technisch notwendig, kein Tracking
Wir setzen keine Analyse-, Marketing- oder Werbe-Cookies ein, binden keine Dienste Dritter zur Reichweitenmessung ein und erstellen keine Nutzungsprofile. Es werden nur Cookies gesetzt, ohne die die Portale nicht funktionieren (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich.
| Cookie | Zweck | Dauer |
|---|---|---|
| nexa_merchant_session / nexa_supplier_session / nexa_admin_session | Hält Sie im jeweiligen Portal angemeldet (zufälliger Schlüssel, auf dem Server nur als Hash gespeichert) | bis zur Abmeldung, höchstens 12 Stunden |
| nexa_view | Merkt sich Ihre Darstellung (hell/dunkel, Hintergrund) | bis zum Schließen des Browsers |
5. Hosting, E-Mail und weitere Dienstleister
Die Plattform läuft auf eigenen Servern in Deutschland. Folgende Dienstleister verarbeiten Daten in unserem Auftrag; mit jedem besteht ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO:
| Anbieter | Leistung | Daten | Ort der Verarbeitung | Garantie | Stand |
|---|---|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland | Dedizierter Server (Rechenzentrum, Strom, Netz) für Anwendung und Datenbank | Alle Plattformdaten (Konten, Stammdaten, Aufträge, Dateien, Protokolle) | Deutschland, Rechenzentrumspark Falkenstein (FSN1) | Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; Verarbeitung nur in der EU | ab Inbetriebnahme |
| Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland | Object Storage für hochgeladene Dateien (Belege, Bilder, Dokumente) | Dateiinhalte, die Nutzer hochladen oder die Plattform erzeugt | Deutschland, Falkenstein (FSN1) | Derselbe Vertrag nach Art. 28 DSGVO mit Hetzner; Verarbeitung nur in der EU | ab Inbetriebnahme |
| Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland | Storage Box für verschlüsselte Sicherungskopien (Backups) | Sicherungen der Datenbank und Dateien — vor dem Hochladen verschlüsselt | EU-Rechenzentrum von Hetzner (Standort laut Bestellung, getrennt vom Server) | Derselbe Vertrag nach Art. 28 DSGVO mit Hetzner; Verarbeitung nur in der EU | ab Inbetriebnahme |
| Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Zypern | Domains und DNS (nexa-markt.de/.com/.eu), E-Mail-Postfächer und Versand von System-E-Mails (SMTP) | E-Mail-Adressen, Namen und Inhalte von E-Mails (z. B. Einladungen, Benachrichtigungen, Anfragen) | EU (Sitz Zypern); einzelne Unterauftragsverarbeiter von Hostinger in den USA | Data Processing Addendum nach Art. 28 DSGVO (Teil der Hostinger-Nutzungsbedingungen); Hostinger setzt eigene Unterauftragsverarbeiter ein, auch in den USA (z. B. für E-Mail-Zustellung und Spamschutz) — Übermittlung auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln | im Einsatz |
Für die Entwicklung der Software nutzen wir zusätzlich GitHub (GitHub, Inc., USA) für Quellcode und automatische Tests. Dort liegen keine Daten von Kunden der Plattform.
Werden weitere Dienste angebunden (zum Beispiel ein eigener E-Mail-Versanddienst oder KI-Dienste), ergänzen wir diese Erklärung und die Liste der Unterauftragsverarbeiter vorher.
6. Übermittlung in Drittländer
Server, Datenbank, Dateien und Sicherungen der Plattform liegen ausschließlich in der Europäischen Union. Beim E-Mail-Versand über Hostinger können Unterauftragsverarbeiter von Hostinger in den USA beteiligt sein (z. B. Zustellung und Spamschutz); dafür gelten die EU-Standardvertragsklauseln. Der Quellcode liegt bei GitHub in den USA (siehe oben), ohne Kundendaten.
7. Wie lange wir Daten speichern
- Konto- und Vertragsdaten: für die Dauer des Vertrags; danach, soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten (z. B. Handels- und Steuerrecht bis zu zehn Jahre), gesperrt bis zum Ablauf der Frist.
- Abgelehnte oder zurückgezogene Zugangsanträge: [Platzhalter: Speicherdauer abgelehnter Anträge].
- Server-Protokolle: [Platzhalter: Speicherdauer der Server-Protokolle].
- Sicherungskopien: verschlüsselt; tägliche Sicherungen werden rollierend überschrieben, ältere Monatsstände nach spätestens sechs Monaten gelöscht.
- Zustimmungsnachweise: für die Dauer des Vertrags und der Verjährungsfristen danach.
8. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Schreiben Sie uns dazu an [Platzhalter: E-Mail für rechtliche Anfragen].
Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel bei der für uns zuständigen Behörde: [Platzhalter: Zuständige Aufsichtsbehörde].
9. Pflicht zur Angabe und automatisierte Entscheidungen
Ohne Name und E-Mail-Adresse können wir kein Benutzerkonto einrichten. Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO. Vorschläge von Assistenzfunktionen werden immer erst nach Ihrer Freigabe übernommen.
10. Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Plattform oder die Rechtslage ändert. Die jeweils gültige Fassung mit Datum finden Sie immer auf dieser Seite.